图书馆办公自动化WORD 文件制作规范与技巧

减小字体 增大字体 作者:邓险峰  来源:www.zhonghualunwen.com  发布时间:2010-02-10 11:34:57

  摘要:Microsoft Word 是当前办公自动化最常规的字处理软件。本文作者通过自身的实践,
  结合上海交通大学图书馆对馆员在字处理方面进行规范,总结出八条图书馆办公过程中会经
  常用到的技巧。
  关键词:办公自动化Word规范技巧
  
  图书馆正由传统型向数字型大步迈进,图书馆办公室自动化(Office Automation,简称OA)已越来越普及。读者调查报告、项目计划书、导读材料、资源简介、宣传海报等常规文本的制作,无不通过办公自动化软件来处理与排版。随着各大图书馆办公自动化投入的加大,基础设施迅速完善,计算机等办公自动化设备基本普及,馆员基本都能比较熟练地操作计算机,积累下单机或局域网条件下的办公自动化经验。
  Microsoft Word(以下简称Word)是馆员们最常用的、也是最重要的文字处理工具,具有非常强大的功能。然而在实际工作中大多数人都不能充分利用Word 的这些功能,经常要为不断地调整格式而烦恼。针对这种情况,上海交通大学图书馆对本馆Word 文本制作进行了规范。笔者结合本人的实践,总结出Word 字处理过程中的技巧,给同行抛块砖。
  
  1. 采用合理的命名体系
  
  文件名中应包含:文件序号、文章类型、作者姓名、文章名称、编写日期、以及附加说明等,各项之间用“-”(减号)分隔开。
  
  2. 预先制订文档模板
  如果例行创建通知、文件,可以通过在Word 中创建文档模板以节省时间并确保结果一致,具体操作方法是:
  1) 新建一个Word 文档或打开一个要用作模板基础的文档。它可以包括样本文字、页眉和页脚、甚至一组样式。然后,在“文件”菜单上单击“另存为”;
  2) 在“另存为”对话框中,从“保存类型”下拉列表中选择“文档模板”,键入模板名称,然后单击“确定”。
  默认情况下,新文件将保存到“Templates”文件夹,以便可以从“模板”对话框快速访问。
  可以从“模板”对话框中访问预建模板,可以大大提高工作效率。访问保存在此位置的模板的方法是:
  1) 在“文件”菜单中,单击“新建”;
  2) 在“新建文档”任务窗格中的“模板”下面,单击“本机上的模板……”,然后在“模板” 对话框中选择模板。
  
  3. 尽量使用控制符,而少使用空格、空行
  
  一定不要敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格,中文文档没有空格。
  所有的对齐都应该利用标尺、制表框、对齐方式和段落的缩进等来进行,尽量回避空格。同理,一定不要敲回车来调整段落的问题。
  
  4. 图表编辑
  
  在Word 中有多种内置的图表类型,允许用户对图表进行编辑,用户可以根据需要设置图表类型,为图表的组成区域设置不同的填充色等。Word 的图表功能有限,但有时也需要直接在Word 中插入图表。创建基于数据的图表通常有三个步骤:确定要表达的信息、确定要比较的类型以及选择图表的类型。
  插入图片按比例缩放,尽量不要使用Word 自带的绘图工具。统计图用Excel 生成,框图和流程图建议用Visio 画。
  
  5. 遇编号要使用交叉引用
  
  手敲的编号极有可能会给以后文章的修改带来麻烦。标题的编号可以通过设置标题样式来实现,表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。在写“参见第X 页、如图X 所示” 等字样时,不要自己敲编号,应使用交叉引用。这样,当插入或删除新的内容时,所有的编号和引用都将自动更新,无需人力维护,并且可以自动生成图、表目录。
  
  6. 提倡使用子文档
  
  创建比较大的计划或报告的时候,往往动辄几十页,且包括大量的图片、公式、表格, 比较庞大。如果所有的内容都保存在一个文件里,打开、保存、关闭都需要很长的时间,且不保险。可将计划或报告的每一个要点保存到一个子文档,而在主控文档中设置样式。这样每个文件小了,编辑速度快,而且就算文档损坏,也只有一章的损失,不至于全军覆灭。比较有效的做法是:先建主控文档,从主控文档中创建子文档。
  
  7. 窗体的使用

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