谈商务英语电子邮件的话步与策略分析 项基于语料库

减小字体 增大字体 作者:夏立群  来源:www.zhonghualunwen.com  发布时间:2012-09-23 13:39:16

二、研究思路和研究方法

本研究采用芬兰土尔库大学Mike Nelson博士建立的百万词次的商务英语语料库(Business English Corpus),研究工具为WordSmith 4.0。为了保证数据的真实性和研究结果的可验证性,本研究的思路和方法说明如下:

1.按照商务实践的流程,本研究确定建立业务关系、对外报价、运输、付款和索赔共5个主题环节作为研究内容。

2.按照5个主题环节从商务英语语料库(BEC)中选取100个电子邮件语篇,每个主题20篇;共42462个字符,每个语篇电子邮件字符均在300~500之间。

3.按照Bhatia 提出的四个话步:建立交际、传递信息、要求答复和结束交际,对100个语篇电子邮件进行分析,并对每个话步中的策略进行语料标注。

4.利用WordSmith 4.0进行统计分析。

三、统计结果分析

Halliday 认为语篇分析有两个层面: 第一个层面是对语篇的理解。这个层面要显示“语篇表达意义的方法和原因”。换句话说, 第一个层面是一个描写和解释语篇的活动。第二个层面是对语篇作出评价:“语篇是否有效”,是否达到它的目的。第二个层面是一个说明和评价的活动。因而在分析一个语篇时, 我们必须考虑它的情境变量:关于对外业务联系的商务电子邮件情景语境的变量。语场: 交易双方第一次建立业务联系;语旨: 卖方与买方, 社会距离差别不大,但是买方是顾客,顾客是上帝;语式: 正式的书面和口头表达的中间形式,即书面会话(written conversation)、电脑书写、网络传输。商务电子邮件的话步及其实现每个话步的交际策略,见表1。

从表1可以看出,对外业务联系邮件的四个话步共分为9个实现策略。利用WordSmith 工具进行统计分析发现:建立交际的4个策略中,策略1,3,4在100个邮件语篇中出现100次,出现率为100%;策略2,出现率为24%。电子邮件的语篇组织结构,有电脑自动生成的基本格式, 通常由开头、正文、结尾三部分组成。开头部分由副开头格式和称呼组成。副开头格式一般由自动生成的固定格式组成 , 包括日期、发件人、收件人、抄送、主题 (事由) 。这些信息必须完整,否则商务交际失败。至于邮件的重要程度和保密程度,在邮件写作中根据每一个话步所要表达的交际目的, 具有可选择性。在信息传递的3个策略中,策略5,6,7出现率为100%,说明在首次业务联系中,明确告知对方自己获得信息的渠道和来源,避免唐突和冒失,是商务交际中礼貌原则的体现,向客户介绍公司信息及主要产品并表达业务合作的诚意则是邮件交际的主要目的。这些信息具有引起注意、提升兴趣、说服诱导的功能,在信息传递之后,总是希望对方能够给予及时的回复和配合,所以策略8的出现率也为100%。在结束交际部分,策略10,11为邮件的结束部分,是一个完整邮件的必须组成部分,出现率也为100%,策略11则基于交际的目的,具有可选择性,出现率为31%。

建立对外业务关系后,卖方收到买方询价,卖方对外报价成为国际贸易中的重要环节,包括价格报盘、买方还盘、卖方返还盘。如果说在对外业务联系阶段,函电写作注重礼貌原则,在对外报价环节则着重强调报价策略。在对外报价环节,电子邮件语篇的情景变量中,语场发生变化,交际目的是知己知彼,价格制胜。此环节的四个话步中包括11个实现策略中(见表2)。策略4,5,6,7和初次对外业务联系邮件语篇策略有很大不同,因为建立业务关系后,卖方的报价是建立在买方询盘函电的基础上的,所以在对外报价正文中,首先要援引先前的交际信息,强调函电写作的具体性原则。在100个电子语篇中,策略4出现率为100%。 策略5,6,7是对外报价环节特有的策略,出现率均为100%。了解客户需求产品的价格定位,积极评价、推销自己的产品,这些都是报价的基础,价格过高,容易丢失客户,价格过低,客户认为产品有质量低劣之嫌。对外报价有实盘和虚盘之分,实盘总是有一定的有效期。由于产品原料、包装和运输

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